Sepa cómo hacer reuniones más efectivas

Es común que las reuniones de trabajo sean largas, aburridas y que signifiquen una gran inversión de tiempo para obtener pocos beneficios, por lo que aprender a optimizarlas es fundamental.

En primer lugar, es importante establecer con claridad los objetivos de la reunión y cuáles son los puntos a tratar dentro de cada área mediante una jerarquía que asegure un tiempo de discusión apropiado de acuerdo a la importancia de cada asunto.

Posteriormente, una buena medida es enviar a los participantes esa tabla para que ellos conozcan los temas a tratar y puedan prepararse con esa orientación. De este modo, se evita que la reunión se transforme en una gran mezcla de discusiones sin sentido ni jerarquía, que evita llegar a las soluciones que se necesitan para realizar una mejor labor.

Una vez enviada la tabla de contenidos, es importante respetarla y no desviarse de ella, sino conversar los temas que allí aparecen y dejar un tiempo al final para plantear otras inquietudes.

Es fundamental tener en mente que la reunión es una instancia para solucionar y comunicar, por lo que es necesario que las personas estén atentas y conectadas a los temas. Esto no es posible con las reuniones muy largas, ya que al cabo de los 20 minutos iniciales los participantes pierden el interés y les cuesta más concentrarse, por lo que hacer reuniones más cortas y acotadas es primordial.

De acuerdo al sitio Kiplinger.Com, es bueno que al finalizar la reunión, la persona que guía al grupo realice un breve resumen sobre los temas tratados para recordar los acuerdos a los que se llegó, las tareas que se delegaron y los plazos con que se cuenta para cumplir con ellas.

También es una buena medida realizar un acta o poner el mismo resumen verbal por escrito y enviarlo por mail o publicarlo en intranet para que todos los que estuvieron presentes puedan consultar el documento en caso de dudas futuras.