Saber delegar es clave para optimizar el manejo del tiempo en el trabajo

En ocasiones, las horas de la jornada laboral se hacen escasas para terminar todas las tareas que hay que hacer, por lo que los temas pendientes se acumulan día tras día e incluso durante semanas. Para evitar este fenómeno y la consiguiente ansiedad de sentirse perseguido por los trabajos que hay que realizar, es primordial tomar medidas que permitan optimizar el manejo del tiempo en la oficina.

De acuerdo al sitio Gomestic.com, el primer paso para lograr un mejor rendimiento de la jornada es llevar a cabo las tareas concentrándose en el objetivo y cómo es posible alcanzarlo eficazmente, en vez de preocuparse por el análisis de todos los caminos mediante los que se puede lograr, ya que esto hace perder tiempo  y no contribuye al logro de las metas fijadas.

En esa misma línea, es importante saber detectar cuando las cosas están listas y no quedarse "pegado" en detalles mínimos y accesorios que no afectarán en nada al resultado final. El perfeccionismo puede ser útil cuando contribuye a la realización de labores de mejor calidad, pero cuando se transforma en un estándar que interfiere con el desarrollo apropiado de las tareas  se convierte en un problema. Es fundamental tener en mente que nadie es perfecto y que, la retención de un trabajo por un tiempo mayor al plazo establecido de entrega sólo para chequear  detalles ínfimos, puede causar el mismo daño que una labor realizada de modo mediocre.

Negarse a delegar es también una forma de perfeccionismo. La concepción de que nadie puede hacer las cosas como uno quiere puede ser cierta, pero puede tener como consecuencias la sobrecarga laboral y problemas con el equipo de trabajo.  Delegar permite ser más productivo en otras tareas y permitir que otros colegas también lo sean, al darles la oportunidad de mostrar su talento y su capacidad de desempeño.

En la otra cara de la moneda, aprender a decir "no" es fundamental, indica el sitio Kiplinger. Si la jornada laboral se le esfuma  porque siempre está recibiendo tareas que les corresponden a otros, es tiempo de dejar de aceptar automáticamente las labores pendientes ajenas. No se trata de volverse el personaje más odiado de la oficina, sino de priorizar labores y aceptar sólo los trabajos de otros que le será posible llevar a cabo, así podrá evitar la sobrecarga  y establecer una relación más sincera con sus colegas, sin necesidad de jugar el papel del santo de la empresa.

En caso de estar a cargo de un equipo de trabajo, es fundamental  reconocer cuándo es necesario sostener reuniones. Cada una de estas juntas implica tiempo y trabajos pendientes acumulados para todos los participantes, por lo que es primordial que exista una razón importante y valiosa que justifique la asistencia a ellas. De acuerdo al sitio Entrepreneur, una buena medida es organizar reuniones cuando es necesario llegar a una decisión sobre determinada materia y priorizar los temas para tener un mejor control del tiempo que tomará. En caso de pensar en citar a una junta sólo para entregar información, es primordial preguntarse si no será posible hacerlo de otro modo, por ejemplo, vía  correo electrónico o a través de la intranet de la compañía.

Por último, una medida esencial para optimizar el manejo del tiempo es estar concentrado en la labor que se realiza en el presente. Si  está preocupado por cómo va a hacer las siguientes cinco tareas pendientes, es probable que esos pensamientos interfieran con su desempeño y lo disminuyan. Una buena estrategia es tomar unos minutos previamente y establecer un plan de acción, de ese modo podrá aminorar el ruido de las preocupaciones y concentrarse en el trabajo actual, aprovechando mejor cada minuto de su jornada laboral.